Best Practice: Kalendereinträge für Webinare

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Arbeiten / User Experience
Wenn ich bei Marketing-Umfragen im Internet gefragt werden, wie ich mich weiterbilde, und weiterbilden lege ich da in einem sehr weitgehenden Sinne aus, dann ist eine meiner Antworten auch immer – durch Webinare. Webinare sind Online-Demos von Produkten, Studien oder irgendeinem anderen digitalen Gut, das man so vorführen kann. Für die meldet man sich über ein Formular an, und zu einem bestimmten Termin ist es dann so weit.

Bei Produkten ist es üblich, dass etwa Einführungsveranstaltungen alle paar Wochen stattfinden. Ich habe es sogar erlebt, dass diese Live-On-Tape ausgestrahlt werden. Solange sich nix am Produkt ändert, kann man das ja auch wiederholen. Für den Frage-Antwort-Teil kann man sich ja am Ende wieder als Gastgeber ins Webinar einwählen.

Was wichtig ist, damit Knowledgeworker an ihnen teilnehmen können: dass auch ein Termin verschickt wird. Zu diesem kleinen Thema würde ich gern ein paar Tipps geben. Als ich auf Softwaresuche war, habe ich an vielen Terminen teilgenommen. Und dabei bilde ich mir, habe ich auch etwas über Webinare an sich gelernt. Nicht nur über das Thema Digital Asset Management an sich.

Tipps für Webinare

  1. Sobald dein Formular eine Bestätigung für den Nutzer anzeigt, dass er sich erfolgreich angemeldet hat, sollte dort auch der Kalendereintrag zum Download zur Verfügung stehen. In allen Formaten:
    1. für Outlook
    2. für Outlook.com
    3. für iCal / Kalender auf dem Mac
    4. für Google Calendar
  2. Du solltest nach der Bestätigung im Formular auch noch eine Bestätigung an die eingetragene Mailadresse versenden. Darin sollten auch die Links auf diese Einträge enthalten sein. Noch besser: Gleich die Attachments mit den Terminen für Outlook etwa. Die Lufthansa verschickt so auch Flugbuchungen, einfach von den Großen lernen.
  3. Einen Tag vor dem Termin verschickst du eine Erinnerung. Falls da ein Feiertag oder ein Wochenende ist: einen Werktag vor dem Webinar. Da sieht man gleich: Montage sind in den meisten Unternehmen keine guten Tage für Webinare. Da haben alle ihre Berichte zu machen.
  4. Eine Viertelstunde vor dem Termin schickst du noch mal die Erinnerung heraus: Findet jetzt statt. Aber um den Druck auf den Teilnehmer herabzusenken, versichere ihm, dass das Webinar auch als Aufzeichnung für alle angemeldeten Teilnehmer zur Verfügung gestellt wird.
  5. Der Termin kann ja von irgendwo auf der Welt gemacht werden. Und so können auch die Teilnehmer überall sein. Mach deshalb von dem Zeitzonen-Feature in Terminen Gebrauch.
  6. Gib dem Termin einen sprechenden Namen. Also z.B. „Webinar-fuer-Software-XYZ-fuer-neue-Nutzer.ics“. Wenn man das herunterlädt und erst später öffnet, kann man das auch ohne Klick inhaltlich einsortieren. Hashes sind für dich vielleicht hilfreich, aber für die meisten Nutzer nicht. Event.ics ist das Allerschlimmste. Scheint aber in vielen Systemen Standard zu sein.
  7. Wenn du ein ungewöhnliches Tool für Webinare nutzt, schick einen Absatz in der Einladung mit herum, dass die Teilnehmer das schon mal installieren sollten. Das gilt eigentlich für alles außer WebEx.

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