Wissensmanagement, ein großes Wort. Was meine ich damit? Wissen ist Macht. Das gilt insbesondere für Unternehmen. Wer viel weiß, nimmt als Mitarbeiter automatisch eine privilegierte Stellung ein. Das ist oftmals keine durch Titel gekennzeichnete Position, sondern eine rein informelle. Die hat etwas mit der Nützlichkeit des Wissens zu tun, das die Person besitzt. Ich kenne mich damit aus, ich behaupte mal, ich habe das das ein oder andere Mal schon so erlebt.

Dieser Prozess ist ungesteuert. Er hat mit gemeinsamen Projekten und Erlebnissen zu tun. Er hört immer an den Kontakten und Kontakten von Kontakten auf. Er ist nicht planbar. So belastbar er in gewachsenen Organisationen auch ist, weil die Fluktuation gering ist: In schnell wachsenden Unternehmen wie Startups kommt er schnell an seine Grenzen.

Zentralisiertes Wissensmanagement

Als Führungskraft ist es mir daher wichtig, das, was wir als Organisationswissen erarbeitet haben, auch zu dokumentieren. Denn die Probleme, die man einmal gelöst hat, kommen wieder, wenn auch in anderer Form.

So habe ich schon 2008 in der Zusammenarbeit mit Partnern bei meinem ersten Startup als Mitarbeiter eine Dokumentation für immer wiederkehrende Themen angelegt. Die ist mir jetzt über den Weg gelaufen, als ich mich mit dem neuen Aufguss von Google Sites beschäftigt habe – das kann es mittlerweile bis auf die Custom Domain als kostenloses Produkt beinahe mit Squarespace aufnehmen. Damals habe ich mit dem Firmen-Google-Account da mehrere Spaces angelegt, äh, Sites: einen fürs Produktmanagement, einen für die Partner und einen später als Übergabe für meinen Nachfolger.

Gerade den letzten empfinde ich als peinlich. Eigentlich hätte der gar nicht notwendig sein müssen, weil meine Arbeit aus sich heraus gut dokumentiert war. Das war sie aber nicht.

Acht Jahre später finde ich mich natürlich schlauer. Viel zum Operations ist jetzt im Firmen-Jira und im Trello notiert. Und Handgriffe, die immer wieder gemacht werden müssen, aber selten vorkommen (etwa im Projektgeschäft alle paar Monate), schreibe ich gleich ins Intranet oder Firmen-Wiki, das ich auf der Basis von WordPress angelegt habe. Warum WordPress? Weil das unsere meist genutzte Software bei TargetVideo ist.

Dabei habe ich mich bewusst gegen andere System entschieden. Bei Microsoft wurden zum Beispiel Sharepoints für den Austausch zwischen internen und externen Stakeholdern angelegt. Das ist aber sehr mühselig, weil man immer erst ein Dokument öffnen muss, bevor man etwas lesen kann. Davon rate ich aus diesem Grund der mangelnden Einfachheit also ab. WordPress würde ich heute wohl etwas anders aufsetzen, oder gleich ein Q&A-fähiges Produkt benutzen. Aber die Suche ist eh die wichtigste Funktion in Intranets. Die muss passen. Wir setzen hier auf die Kombination ElasticPress und Elasticsearch.